KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Unvan: THINKBRO YAPAY ZEKA BİLİŞİM VE DANIŞMANLIK LTD. ŞTİ.

İnternet adresi: https://universiteasistan.com

E-posta (genel destek): [email protected]

KVKK başvuruları: [email protected]

Adres ve merkez bilgileri, talep halinde ve mevzuata uygun şekilde paylaşılabilir.

2. Kişisel verilerin elde edilme yöntemleri

Kişisel verileriniz;

• Kayıt formu, profil güncellemeleri, destek veya satın alma talepleri sırasında doğrudan sizden,
• Hizmeti kullanırken oluşturduğunuz içerikler, sohbet kayıtları, takvim ve not girdileri gibi uygulama içi faaliyetlerle,
• Tarayıcı oturumu, güvenlik (ör. oturum açma denemeleri), sunucu ve uygulama günlükleri ile teknik teşhis verileri aracılığıyla

otomatik veya kısmen otomatik yollarla işlenebilir.

3. İşlenen veri kategorileri (özet)

• Kimlik ve hesap: ad-soyad, kurumsal e-posta (kayıtta .edu.tr alan adı şartı uygulanır), hesap rolü ve durumu, kayıt / son giriş zamanı.
• Kimlik doğrulama: parola özeti; şifre sıfırlama akışında güvenlik sorusu ve yanıt özeti.
• Profil: üniversite seçimi, akademik ünvan, uzmanlık / ilgi alanları, isteğe bağlı YÖKSİS tanımlayıcısı gibi alanlar.
• Akademik ve üretkenlik verileri: ders kartları, yüklenen materyaller ve bunlardan türetilen metin parçaları, vektör gömme (embedding) temsilleri, sınav / quiz taslakları, takvim ve görev kayıtları, not defteri içerikleri, toplantı asistanı oturumları ve ses yüklemeleri (kullandığınız modüllere bağlı).
• İletişim ve geri bildirim: bize ilettiğiniz mesajlar, öneriler ve ekler.
• Ödeme ve kota: banka havalesi dekontları, token ve depolama paketi talepleri, yönetici onay kayıtları, token kullanım günlükleri.
• Literatür ve dış API kullanımı: Paper Radar ve benzeri modüllerde arama sorgularınız ve öneri geçmişiniz; üçüncü taraf akademik API yanıtları.
• Teknik ve güvenlik: IP adresi, tarayıcı / istemci bilgisi, hata günlükleri; kötüye kullanımı sınırlamak için giriş denemesi sayıları ve kilitlenme bilgisi.

Özel nitelikli kişisel veri işlenmesi hedeflenmez; bu tür içerikleri bilinçli olarak yüklememeniz ve sohbetlerde paylaşmamanız önerilir.

4. İşleme amaçları

• Hesap oluşturma, kimlik doğrulama ve profil yönetimi,
• RAG sohbet, içerik indeksleme, sınav üretimi, takvim, not defteri, işbirliği köprüsü, toplantı asistanı ve diğer modüllerin sunulması,
• Token ve depolama kotası yönetimi, faturalandırma öncesi taleplerin değerlendirilmesi,
• Güvenlik, kötüye kullanımın önlenmesi, hizmet sürekliliği ve kalite iyileştirmesi,
• Mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve hukuki taleplere cevap verilmesi.

5. Hukuki sebepler (KVKK m. 5 ve 6)

İşleme faaliyetleri; sözleşmenin kurulması veya ifası, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi veya korunması için zorunlu olma, meşru menfaat (güvenlik ve hizmet iyileştirmesi — temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla) ve gerektiğinde açık rıza hukuki sebeplerine dayanabilir.

6. Aktarım ve yurt dışına aktarım

Kişisel verileriniz, amaçla sınırlı olmak üzere aşağıdaki alıcılarla paylaşılabilir veya onların altyapısında işlenebilir:

• OpenAI: sohbet, gömme vektörleri, görsel / PDF analizi gibi yapay zekâ işlemleri. İşleme, OpenAI’nin veri işleme ve gizlilik politikalarına tabidir (openai.com/policies).
• Akademik veri sağlayıcıları: Semantic Scholar, arXiv, OpenAlex, PubMed, CrossRef ve benzeri kaynaklara yönelik sorgular; bu sağlayıcıların kendi gizlilik koşulları geçerlidir.
• Barındırma ve altyapı: web sunucunuzun veya bulut sağlayıcınızın bulunduğu ülke, teknik trafiğin yönlendirilmesine göre değişebilir.
• Yetkili kurumlar: kanunen zorunlu hallerde.

Yurt dışına aktarım söz konusu olduğunda KVKK’nın 9. maddesi kapsamında öngörülen şartlar ve güvenceler değerlendirilir; gerekli hallerde açık rızanız istenebilir.

7. Saklama süreleri

Hesabınız aktif olduğu sürece hesap ve içerik verileriniz saklanır. Hesap silme talebiniz üzerine, teknik ve hukuki gereklilikler çerçevesinde makul sürede silme veya anonimleştirme hedeflenir; yedekleme kopyalarında belirli süre daha tutulabilir. Muhasebe, uyuşmazlık veya güvenlik gereği mevzuatta öngörülen süreler saklıdır.

8. İlgili kişinin hakları (KVKK m. 11)

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, düzeltme ve silme taleplerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

9. Başvuru ve şikâyet

KVKK kapsamındaki taleplerinizi [email protected] adresine iletebilirsiniz. Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyet hakkınız saklıdır: https://www.kvkk.gov.tr

10. Hesap ve veri silme

Hesabınızı şu yollarla kapatabilir veya silinmesini talep edebilirsiniz:

• Uygulama: Akademik AI Asistan içinde Hesabım (Profil) sayfasındaki “Hesabı kalıcı olarak sil” bölümü — şifre doğrulaması ve onay kutusu ile.
• E-posta: [email protected] üzerinden kimliğinizi teyit edecek bilgilerle yazılı talep.

Yönetici rolündeki hesapların güvenliği için, yönetici hesabının uygulama içi self-servis silinmesi kısıtlanabilir; bu durumda başka bir yönetici veya şirket içi süreç devreye girer.